Definir critérios de avaliação
Os critérios de avaliação respeitantes à identificação do valor primário, serão estabelecidos pelo organismo produtor. Os critérios de avaliação respeitantes à identificação do valor secundário são estabelecidos pelo IAN/TT.
Critérios gerais para atribuição do valor secundário – possui elevado valor provatório e/ou informativo as séries ou sub-séries que: ·Contenham documentos relativos à criação e constituição, organização e regulamentação do organismo produtor, bem como à sua extinção; ·Integrem documentos que permitam conhecer o processo de elaboração de leis e regulamentos; ·Reflictam o funcionamento do organismo, bem como a evolução das suas políticas e estratégias; ·Retratem as funções específicas do organismo; ·Retratem sumariamente os meios de que o organismo dispõe no cumprimento das suas funções; ·Permitam medir o impacto e eficácia das actividades desenvolvidas; ·Integrem documentos que garantam a protecção de direitos do organismo produtor, de outras entidades ou indivíduos; ·Incluam documentação relativa a casos de contencioso ou firmem jurisprudência; ·Sirvam o controlo arquivístico; ·Contenham documentos referentes a factos particularmente relevantes da vida do organismo produtor; ·Contenham documentos de divulgação ou promoção do organismo; ·Veiculem informações relevantes sobre acontecimentos, movimentos ou tendências em História política, económica, social, cultural, religiosa ou científica.
Critérios específicos para atribuição do valor secundário em situações de duplicação do conteúdo informativo.
Nas séries ou sub-séries documentais de um organismo onde é detectada duplicação do conteúdo informativo serão mais valorizadas as que contenham exemplares principais; se constituam em órgãos ou serviços de nível superior; e se apresentem como documentos síntese.
Nas séries ou sub-séries documentais de um organismo onde é detectada duplicação do conteúdo informativo de diferentes organismos da Administração Pública serão mais valorizadas as que sejam constituídas em organismos onde digam respeito ao cumprimento de funções-fim; sejam constituídas em organismos que reúnam informação recolhida de múltiplas proveniências; sejam constituídas em organismos de nível hierárquico Nas séries ou sub-séries documentais com interesse informativo mas cuja informação tenha sido publicada admite-se a eliminação dos originais desde que tenham sido cumpridos os prazos de conservação e a publicação tenha depósito legal e no arquivo definitivo seja conservado pelo menos um exemplar.
Um critério de aplicação excepcional – o critério da importância superior.
No caso do nosso sub-fundo, o critério que decidimos aplicar foi a conservação por valor probatório e histórico da documentação.
Os critérios de avaliação respeitantes à identificação do valor primário, serão estabelecidos pelo organismo produtor. Os critérios de avaliação respeitantes à identificação do valor secundário são estabelecidos pelo IAN/TT.
Critérios gerais para atribuição do valor secundário – possui elevado valor provatório e/ou informativo as séries ou sub-séries que:
· Contenham documentos relativos à criação e constituição, organização e regulamentação do organismo produtor, bem como à sua extinção;
· Integrem documentos que permitam conhecer o processo de elaboração de leis e regulamentos;
· Reflictam o funcionamento do organismo, bem como a evolução das suas políticas e estratégias;
· Retratem as funções específicas do organismo;
· Retratem sumariamente os meios de que o organismo dispõe no cumprimento das suas funções;
· Permitam medir o impacto e eficácia das actividades desenvolvidas;
· Integrem documentos que garantam a protecção de direitos do organismo produtor, de outras entidades ou indivíduos;
· Incluam documentação relativa a casos de contencioso ou firmem jurisprudência;
· Sirvam o controlo arquivístico;
· Contenham documentos referentes a factos particularmente relevantes da vida do organismo produtor;
· Contenham documentos de divulgação ou promoção do organismo;
· Veiculem informações relevantes sobre acontecimentos, movimentos ou tendências em História política, económica, social, cultural, religiosa ou científica.
Critérios específicos para atribuição do valor secundário em situações de duplicação do conteúdo informativo.
Nas séries ou sub-séries documentais de um organismo onde é detectada duplicação do conteúdo informativo serão mais valorizadas as que contenham exemplares principais; se constituam em órgãos ou serviços de nível superior; e se apresentem como documentos síntese.
Nas séries ou sub-séries documentais de um organismo onde é detectada duplicação do conteúdo informativo de diferentes organismos da Administração Pública serão mais valorizadas as que sejam constituídas em organismos onde digam respeito ao cumprimento de funções-fim; sejam constituídas em organismos que reúnam informação recolhida de múltiplas proveniências; sejam constituídas em organismos de nível hierárquico Nas séries ou sub-séries documentais com interesse informativo mas cuja informação tenha sido publicada admite-se a eliminação dos originais desde que tenham sido cumpridos os prazos de conservação e a publicação tenha depósito legal e no arquivo definitivo seja conservado pelo menos um exemplar.
Um critério de aplicação excepcional – o critério da importância superior.
No caso do nosso sub-fundo, o critério que decidimos aplicar foi a conservação por valor probatório e histórico da documentação.